Kỹ năng quản lý thời gian: Để không bao giờ phải căng mình giải quyết mớ công việc hỗn độn

Sự khác biệt về thành tựu giữa một người và những người khác chính là nằm ở khả năng quản lý thời gian. Và trong quản lý thời gian, thì sự khác biệt lớn nhất nằm ở mức độ ưu tiên cho công việc. Mức độ ưu tiên công việc khác nhau sẽ dẫn đến kết quả và cuộc sống của bạn rẽ theo những hướng khác nhau.

Khi bạn có quá nhiều việc và thời gian xử lý dài hơn dự kiến. bạn sẽ sớm thấy mọi thứ dần rối tung lên. Mọi công việc từ sửa lỗi, hỗ trợ nhóm, truyền tải thông tin giữa các bộ phận,…. việc nào cũng khẩn cấp, cần thiết và PHẢI LÀM. Nhưng khi tất cả các nhiệm vụ đều là ưu tiên, làm thế nào để bạn biết cái nào là quan trọng nhất? Đó chính là lúc bạn cần đến ma trận quản lý thời gian Eisenhower.

Ma trận Eisenhower là gì?

“Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, thường được gọi ngắn gọn là Ma trận Eisenhower – hay ma trận khẩn cấp quan trọng – đặc biệt hữu ích khi ta cần đưa ra quyết định cho một hành động. Nó giúp ta học cách phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp. Buộc ta phải tự đặt ra câu hỏi liệu nhiệm vụ đó có thật sự cần thiết hay không?

Được sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ : Dwight D. Eisenhower, dựa trên hai đặc tính: tính quan trọng và tính khẩn cấp. Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Cách áp dụng ma trận Eisenhower

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.

• Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Điều tuyệt vời nhất của ma trận Eisenhower là nó có thể sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày).

Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp

Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay. Gồm 3 loại việc:

• Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng,…
• Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
• Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…

Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loại việc này trong P1.

Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp

Để quản lý thời gian tốt, bạn hãy dành nhiều thời gian cho ô này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.

Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2. Nên để việc P2 hình thành như một thói quen!

Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp

Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.

Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp

Bạn nên cắt giảm tối đa thời gian cho ô này, chỉ nên dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.

Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem phim này không?

Cách phân bổ thời gian phù hợp với các cấp độ của ma trận Eisenhower

P1: ~15% – 20%
P2: ~60% – 65%
P3: ~10% – 15%
P4:

Tóm lại

Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian phù hợp với những người có mục tiêu nhưng không bao giờ đạt được vì không có đủ thời gian. Với Eisenhower, bạn sẽ biết cách đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên của mình. Đồng thời học cách tập trung vào những gì quan trọng hơn là sự khẩn cấp giả tạo. Bạn sẽ không bao giờ phải căng mình để giải quyết một mớ công việc hỗn độn nữa.